Estratégia para criar eventos ou projetos

Todos os ministérios e igrejas realizam eventos ou criam projetos, mas sem a estratégia certa não poderão alcançar cem porcento o objetivo desse projeto.

Muitos líderes e obreiros que organizam eventos fazem sem ter uma estratégia, fazendo um trabalho na força e usando de métodos que não são efetivos para o sucesso.

Cada projeto é um obstáculo, e cada obstáculo requer uma estratégia personalizada para ser usada. É aqui onde muitos líderes erram porque querem implementar a mesma estratégia do projeto passado por vários motivos:

a. Falta de perícia em criar estratégias.

b. Falta de equipe e de visão estratégica.

c. Preguiça para organizar o projeto desde o zero.

d. Falta de excelência pela obra pensando que as coisas do Reino se fazem de qualquer jeito.

e. Não gosta mesmo de trabalhar.

Por qualquer que seja o motivo de um líder não criar estratégias novas, não deixa de ser um erro gritante para o sucesso do ministério, levando ao fracasso todos aqueles envolvidos com o projeto.

Conheço muitos líderes que dizem: “O meu projeto é grande”, “Deus me deu muita coisa”, “Tem muito trabalho no Reino, faça o que puder onde achar espaço”. E quando perguntam: “Qual é a estratégia para alcançar isso?”, eles respondem: “Meu irmão, só venha e trabalhe, Deus vai guiar”.

Esse tipo de “estratégia” jamais levará o projeto ao seu efeito máximo, e se Deus agir com graça será bênção para algumas pessoas.

Como entender a estratégia?

Uma estratégia é o planejamento para o sucesso do projeto. Algumas perguntas precisam ser respondidas para que possamos entender se estamos indo pelo caminho certo:

1. Esse projeto foi solicitado por Deus?
2. Esse projeto foi dado a mim para executá-lo?
3. O projeto tem como finalidade acrescentar no Reino ou é uma conquista pessoal?
4. Você tem as pessoas necessárias para a execução do projeto?
5. Quais são as condições espirituais que tenho que cumprir para que o projeto seja bem sucedido?
6. Quais são as qualificações profissionais que eu e a equipe devemos ter para a execução do projeto?
7. Quanto tempo tenho para: Planejar, Delegar, Executar e Colher? Planejar. Tempo para organizar a ideia e chamar a equipe para dar corpo ao projeto. Delegar. Tempo para organizar as equipes para começarem as suas atividades pre-projeto. Executar. O tempo do projeto em real execução para o público alvo. Colher. Tempo para organizar e capturar todo o resultado do projeto, como contato e discipulado das pessoas alcançadas após um evento evangelístico.
8. Tenho à minha disposição os elementos necessários para executar o projeto?

Se conseguiu responder as perguntas anteriores, então poderá começar a criar a sua estratégia para a criação do seu evento ou projeto.

Um dos grandes erros da igreja é pensar que não precisa de treinamento porque pensa que o Espírito Santo capacita só com o pensamento.

Como organizar um evento.

Apresentaremos alguns pontos importantes para que o seu evento possa alcançar o seu máximo potencial e o sucesso seja a palavra que defina o momento. Mas para isso terá que fazer um grande esforço, pois nenhum evento é só sentar, ter ideias e exigir que as pessoas façam o trabalho por você.

1. Defina o local do evento, sendo na igreja, salão, hotel, etc.
2. Defina o público alvo que é compatível com o local e com o projeto (Crentes ou não crentes). Por exemplo, não poderá fazer um evento para classe média-alta em uma comunidade pobre ou vice-versa para não criar constrangimentos. O local do evento tem que estar bem casado com público alvo.
3. Defina metas, declare publicamente o resultado desejado (conversão, ensino, confronto, entretenimento, ministração de poder, publicidade do ministério local, etc.)
4. Defina equipes para cada função. Escolher líderes e cada líder escolher a sua equipe. Isso fará que a igreja toda se sinta parte do projeto, criando um sentimento de serviço mais genuíno e não somente obedecendo o que o pastor está mandando.
5. Estabeleça treinamento para as equipes nas suas funções físicas. Não somente peça para estarem em oração, treine elas na sua área. Por exemplo, se é para servir comida, treine a equipe com classes de etiqueta; se é para cantar, estabeleça ensaios profissionais e agendados. Um dos grandes erros da igreja é pensar que não precisa de treinamento porque pensam que o Espírito Santo capacita só com o pensamento.
6. Defina uma agenda para o projeto, datas claras, tempos e horários das atividades. Publique a sua própria agenda. Muitos líderes não gostam de publicar sua própria agenda porque nem eles conseguem ser disciplinados, então não querem publicar o seu fracasso organizacional.
7. Defina se o evento dará ou venderá comida para os participantes. Organize cantinas com os ministérios, avalie o cardápio e saiba o que será dado no evento.
8. Organize a logística dos banheiros. Avalie se o local tem banheiros suficientes para o público esperado, se não, contrate banheiros químicos e uma equipe de limpeza somente para essa área.
9. Organize e estabeleça estratégias de transporte e logística dos participantes. Facilite transporte para os participantes que vem de longe. Isso fará que voltem ao evento porque se sentiram cuidados.
10. Estabeleça uma equipe somente para cuidar dos palestrantes e convidados especiais. Organize com antecedência o Hotel, alimentação, transporte desde a cidade de origem, gastos de comida na viagem, transporte especial para hotel e evento, pessoas dedicadas só para a atenção dos convidados. Defina se o convidado vem com família, a sua comida favorita, o que não come, etc. Separe desde o início o valor econômico acordado para não ter imprevistos no final.
11. Crie uma equipe para integração. Essa equipe fará os contatos pós-evento para integrar os convidados a igreja . Pois sem conversão de almas, não há propósito no evento.
12. Avalie a situação com os vizinhos não crentes, o barulho realizado e se possível, converse e chegue a um acordo durante o evento.
13. Não faça o seu evento sem ser autorizado pelo município pensando que os anjos vão proteger. Preencha os formulários necessários e use dos seus direitos e siga as instruções do município e dos bombeiros.
14. Avalie o uso de luz, agua e recursos da igreja. Muitos eventos requerem o aluguel de geradores pelo grande uso de luz pelos equipamentos. Se não sabe o que vai precisar, procure na sua igreja ou contrate profissionais para o aconselhar na organização do evento.
15. Defina se o evento será cobrado. Organize uma equipe para cuidar das finanças para não ter várias caixas e conflitos econômicos no final.
16. Defina uma equipe para limpeza antes, durante e depois do evento. A sua apresentação é fundamental.
17. Realize uma reunião de agradecimento e confraternização para as equipes pós-evento, dando uma atenção e cuidado para cada um parabenizando o honrando pelo seus serviços.

Se seguir estas dicas, tenho certeza que terá um ministério, projeto ou evento muito mais organizado, criando um ambiente de excelência e professionalidade na sua igreja.

Espero ter contribuído.

Aldery Rocha Júnior.